Podpis kwalifikowany dla tłumacza przysięgłego – pytania i odpowiedzi

Od 2004 roku każdy Tłumacz przysięgły może poświadczać tłumaczenia za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, który weryfikowany jest na bazie ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpis kwalifikowany jest zrównany z własnoręcznym podpisem tłumacza i honorowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej na podstawie regulacji eIDAS.

Podpis kwalifikowany – do czego służy?

Takie rozwiązanie technologiczne przyspiesza obieg dokumentów w komunikacji z administracją i urzędami oraz pozwala na sprawny, szybki kontakt z podmiotami, które działają za granicami Polski.

Oto odpowiedzi na 10 najczęstszych pytań, które zadają tłumacze przysięgli, decydujący się na wdrożenie podpisu kwalifikowanego w swoim biurze tłumaczeń.

Czy jako tłumacz przysięgły mogę wydawać tłumaczenia tylko w formie elektronicznej, bez konieczności operowania podpisem tradycyjnym? 

Tak. Zgodnie z Ustawą z dnia 25 listopada 2004 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego, każda osoba pracująca w ten sposób może poświadczać za pomocą e-podpisu własne tłumaczenia lub odpisy pism w postaci elektronicznej. Do dokonania tych czynności niezbędny jest podpis kwalifikowany.

Do jakich czynności mogę używać podpisu elektronicznego?

Podpis kwalifikowany umożliwia podpisywanie tłumaczeń przez tłumacza, a także sprawny kontakt i przesyłanie dokumentów do jednostek administracyjnych, tj. ZUS, urzędy skarbowe, Krajowy Rejestr Sądowy czy jednostki samorządu terytorialnego. Tłumacz przysięgły może w ten sposób podpisywać umowy cywilno-prawne w formie elektronicznej oraz składać zlecenia w akcjach oraz w przetargach internetowych. E-podpis umożliwia również podpisywanie faktur elektronicznych oraz potwierdzenie tożsamości.

Jakie korzyści daje mi posiadanie podpisu kwalifikowanego?

Posiadanie podpisu kwalifikowanego oszczędza czas, który byłby potrzebny na dostarczenie dokumentu papierowego do odpowiedniego adresata. Używając e-podpisu tłumacz przysięgły nie musi korzystać z usług kurierskich, które oferują dostarczenie przesyłek przynajmniej w ciągu 1-2 dni roboczych. Znacznie zmniejszają się także koszty przeznaczane na transport dokumentów oraz zakupu papieru, które zaliczają się do kosztów utrzymania biura tłumaczeń.

Właściciel e-podpisu oszczędza także czas, który musiałby poświęcić na tradycyjne opieczętowanie dokumentu i każdej jego strony w wersji papierowej. W przypadku podpisu kwalifikowanego i elektronicznej wersji dokumentu cała czynność trwa zaledwie kilka sekund.

Przekazywanie tłumaczeń w wersji elektronicznej, potwierdzonych e-podpisem, w praktyce wyklucza możliwość utraty lub zniszczenia ważnych dokumentów, do ich wysyłki używamy jedynie poczty elektronicznej. Jednocześnie biuro tłumacza przysięgłego może budować pozytywny wizerunek firmy, która jest odpowiedzialna ekologicznie i w codziennej pracy ogranicza zużycie papieru do minimum, co jest ważnym działaniem, pożądanym na całym świecie.

W jaki sposób mogę uzyskać podpis kwalifikowany?

Kwalifikowany podpis elektroniczny można zakupić u certyfikowanych dostawców (np. EuroCert), których działalność podlega nadzorowi krajowych organów państwowych. Pełna lista zaufanych dostawców dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).

Na samo wyrobienie podpisu kwalifikowanego w EuroCert należy przeznaczyć około 15-20 minut, po czym można swobodnie z niego korzystać. Aby wyrobić e-podpis potrzebny jest ważny dowód osobisty lub paszport. Warto wiedzieć, że u każdego certyfikowanego dostawcy procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego jest podobna. Powinna jednak obejmować takie etapy, jak weryfikacja tożsamości właściciela podpisu, podpisanie umowy z usługodawcą oraz wygenerowanie certyfikatu.

Czy osoba trzecia może użyć mojego podpisu kwalifikowanego?

Nie. Certyfikatem kwalifikowanym posługuje się wyłącznie osoba, do której został on przypisany. Zgodnie z art. 40. 1. Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, osoba, która składa kwalifikowany lub zaawansowany podpis elektroniczny z wykorzystaniem danych innej osoby, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Czy każdy urząd, sąd lub inna instytucja przyjmie moje tłumaczenie w formie elektronicznej? 

I tak, i nie. Chociaż wszystkie instytucje publiczne w Polsce mają obowiązek umożliwienia składania dokumentów w formie elektronicznej, w praktyce zdarzają się przypadki, że sąd lub urząd odrzuca taki dokument, ponieważ ma problem z jego przyjęciem. Powodem takiego stanu może być m.in. brak technicznego przygotowania konkretnych jednostek administracyjnych do rejestracji tego typu dokumentów. Cały czas jednak polskie instytucje dostosowują swoje zaplecza do współczesnych wymogów. Chcąc wysłać e-dokument do urzędu lub sądu, warto uprzednio zweryfikować, czy będziemy mieć taką możliwość.

W jakich krajach mogę prawnie posługiwać się podpisem kwalifikowanym? 

Podpis kwalifikowany honorowany jest we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Kwestię tę regulują standardy eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation), które gwarantują wspólną politykę państw w zakresie weryfikacji tożsamości osób używających podpisów kwalifikowanych oraz uwierzytelnienia podpisywanych dokumentów.

Czy jako tłumacz przysięgły mogę korzystać z innego rodzaju podpisu elektronicznego niż kwalifikowany? 

Nie. Stosowanie podpisu elektronicznego innego niż podpis kwalifikowany sprawia, że tłumaczenia nim poświadczane nie mają mocy prawnej. Jedynie podpis kwalifikowany może skutecznie zastąpić pieczęć tłumacza i jego odręczny podpis.

Czy moje tłumaczenia mogę wydać zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, jeśli zajdzie taka potrzeba?

Należy pamiętać, że każdy elektroniczny dokument wydany przez tłumacza przysięgłego jest ważny jedynie w takiej formie. Jeśli zachodzi potrzeba wydania dokumentu w sposób tradycyjny, należy przygotować jego dodatkowy egzemplarz w formie papierowej opatrzonej podpisem odręcznym oraz pieczęcią tłumacza przysięgłego.

Jakie dane powinien zawierać certyfikat dotyczący podpisu kwalifikowanego dla tłumacza przysięgłego?

Certyfikat podpisu kwalifikowanego wydawany przez EuroCert uwzględnia takie dane, jak imię, nazwisko oraz numer identyfikacyjny tłumacza przysięgłego, a także informację o języku lub językach, w zakresie których tłumacz posiada stosowne uprawnienia.

Szukasz pracy jako tłumacz przysięgły?

Znasz biegle dwa lub więcej języków? Czy kiedykolwiek myślałeś o zostaniu tłumaczem przysięgłym? Jeśli tak, to teraz jest czas, aby zacząć pracować dla dogadamycie.pl! Stale poszukujemy utalentowanych tłumaczy do naszego zespołu, oferujemy konkurencyjne wynagrodzenie i elastyczny grafik pracy. Nie czekaj więc dłużej – aplikuj już dziś!

Sprawdź również nasze inne publikacje:

• Profesjonalny Tłumacz – czyli jaki powinien być?
• Programy OCR, czyli rozpoznawanie tekstu na obrazie
• Słowniki specjalistyczne dla tłumaczy