4 sytuacje, w których dział HR potrzebuje tłumacza przysięgłego

Dynamika współczesnego rynku pracy sprawia, że działy HR coraz częściej stają się koordynatorami procesów międzynarodowych. Zatrudnienie utalentowanego dewelopera z Indii, relokacja top managera z niemieckiego oddziału firmy czy masowy onboarding pracowników produkcyjnych zza naszej wschodniej granicy to codzienność wielu polskich przedsiębiorstw. Wraz z talentami z całego świata do działu kadr trafia coś jeszcze: dokumenty sporządzone w językach obcych.

W tym momencie rekruterzy stają przed poważnym dylematem: które dokumenty można przetłumaczyć, bazując na własnej wiedzy albo zasobach zaprzyjaźnionego tłumacza , a które wymagają oficjalnej pieczęci? Kiedy wystarczy szybki przekład, a kiedy prawo bezwzględnie nakazuje zaangażowanie tłumacza przysięgłego?

Brak znajomości tych procedur może słono kosztować: od opóźnień w zatrudnieniu kluczowego pracownika, przez błędy w naliczaniu urlopów, aż po problemy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy ZUS-u. W tym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości i wskazujemy 4 konkretne sytuacje, kiedy dział HR potrzebuje tłumacza przysięgłego. 

Tłumaczenie zwykłe vs. przysięgłe– jaka jest różnica?

Działy HR korzystają z dwóch rodzajów tłumaczeń: zwykłych oraz przysięgłych (uwierzytelnionych).

Tłumaczenie zwykłe nie wymaga od tłumacza dodatkowych kompetencji. Może je wykonać nie tylko lingwista z kierunkowym wykształceniem, ale też osoba, która biegle posługuje się konkretnym językiem obcym. Często firmy mają na swoim pokładzie osoby dwujęzyczne. Warto jednak – dla oszczędności zasobów zespołu i stuprocentowej pewności poprawności treści – powierzyć to zdanie pracownikom biura tłumaczeń. 

Tłumaczenie zwykłe służy celom informacyjnym i wewnętrznym. Idealnie sprawdza się przy tłumaczeniu ogłoszeń o pracę, podręczników pracownika (Employee Handbook), systemów e-learningowych czy ankiet satysfakcji. Może też służyć do przetłumaczenia umowy o pracę, jeśli zagraniczny manager chce po prostu dokładnie zrozumieć jej treść przed podpisaniem polskiej wersji.

Tłumaczenie zwykłe w pliku edytowalnych wyceniamy automatycznie. Tłumaczenie Light, Economy, Business i Expert – czym różnią się nasze pakiety tłumaczeń?

Tłumaczenie przysięgłe (tłumaczenie uwierzytelnione) może wykonać tylko tłumacz przysięgły. To osoba zaufania publicznego, która zdała państwowy egzamin i została wpisana na oficjalną listę tłumaczy przysięgłych. Każde takie tłumaczenie jest opatrywane unikalną pieczęcią (lub certyfikowanym podpisem elektronicznym) i rejestrowane w repertorium. Tłumaczenie przysięgłe dokumentów ma pełną moc prawną i jest traktowane przez polskie urzędy i sądy na równi z oryginałem.

Kiedy wystarczy tłumaczenie zwykłe, a kiedy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe? 

Rodzaj dokumentu / Cel	Tłumaczenie zwykłe	Tłumaczenie przysięgłe
Kodeks etyki i regulaminy wewnętrzne	X (Wystarczy)
Umowa o pracę dla celów urzędowych (ZUS, PIP)		X (Wymagane)
Zagraniczny dyplom (do wyliczenia stażu urlopowego)		X (Wymagane)
Welcome Pack i materiały onboardingowe	X (Wystarczy)
Zaświadczenie o niekaralności z zagranicy		X (Wymagane)

4 sytuacje, w których branża HR bezwzględnie potrzebuje tłumacza przysięgłego

W relacjach wewnętrznych na linii pracodawca-pracownik wystarczający zazwyczaj będzie przekład bez uwierzytelnienia. Ale tłumaczenie zwykłe za mało, kiedy na biurku w działu HR pojawiają się dokumenty z uczelni, z urzędu czy sądu i innych instytucji państwowych. Oto cztery sytuacje, w których przysięgłe tłumaczenia dla HR są obowiązkowe.

1. Legalizacja pobytu i zatrudnienia cudzoziemców

Zatrudnienie obcokrajowca spoza Unii Europejskiej to skomplikowany proces administracyjny. Aby pracownik mógł legalnie podjąć obowiązki w Polsce, odpowiedni Urząd Wojewódzki musi wydać zezwolenie na pracę.

Urzędnicy weryfikujący wnioski nie przyjmą dokumentów wydanych w kraju pochodzenia kandydata, jeśli nie będą przetłumaczone i opatrzone pieczęcią tłumacza przysięgłego. Mowa tu przede wszystkim o paszportach, zagranicznych aktach stanu cywilnego (np. aktach małżeństwa, jeśli relokowana jest cała rodzina), a także dotychczasowych pozwoleniach na pracę wydanych w innych krajach. 

2. Weryfikacja stażu pracy i wykształcenia 

Zgodnie z polskim Kodeksem Pracy wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni) zależy od udokumentowanego stażu pracy, w który wlicza się także okres nauki (np. ukończenie studiów wyższych to dodatkowe 8 lat do stażu).

Aby dział kadr mógł prawidłowo naliczyć wyższy wymiar urlopu na podstawie zagranicznych dokumentów, pracownik musi przedstawić tłumaczenie przysięgłe świadectwa pracy oraz dyplomu ukończenia uczelni. Bez oficjalnego uwierzytelnienia, w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), przyznanie pracownikowi 26 dni urlopu na podstawie „zwykłego” tłumaczenia dyplomu może zostać uznane za uchybienie proceduralne.

3. Zatrudnianie w branżach regulowanych i sektorach wysokiego ryzyka

Są branże, w których proces rekrutacji obwarowany jest dodatkowymi restrykcjami. Należą do nich finanse, bankowość, IT (przy pracy z wrażliwymi danymi klientów), medycyna oraz edukacja.

Pracodawcy w tych sektorach bardzo często wymagają od kandydatów przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Jeśli rekrutujesz specjalistę, który przez ostatnie lata mieszkał i pracował np. w Wielkiej Brytanii lub Niemczech, dostarczy on zagraniczny odpowiednik takiego dokumentu. Aby zachował moc prawną w polskim procesie rekrutacyjnym, niezbędne jest tłumaczenie przysięgłe zaświadczenia o niekaralności. 

4. Rozliczenia z ZUS-em, Urzędem Skarbowym i obsługa zasiłków

Współpraca z międzynarodową kadrą to także obsługa delegacji oraz zwolnień lekarskich. Jeśli Twój pracownik zachoruje podczas pobytu w swoim rodzinnym kraju i przedłoży zagraniczne zwolnienie lekarskie lub dokumentację medyczną ze szpitala, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) poprosi o dostarczenie tłumaczenia przysięgłego tych dokumentów w celu wypłaty zasiłku chorobowego.

Podobnie sytuacja wygląda przy międzynarodowych oddelegowaniach i weryfikacji druków A1 oraz certyfikatów rezydencji podatkowej na potrzeby Urzędu Skarbowego – każda relacja z państwowym organem nadzorczym wymaga uwierzytelnienia.

Tłumaczenia przysięgłe dla działów HR – dokumentacja firmy pod kontrolą

Wielu specjalistów HR wciąż żyje w przekonaniu, że organizacja tłumaczenia przysięgłego to logistyczny koszmar. Trzeba spakować oryginalne dokumenty papierowe, wysłać je kurierem lub osobiście zawieźć do tradycyjnego biura tłumaczeń, a potem czekać kilka dni na odbiór zadrukowanej kartki z czerwoną pieczęcią. W dobie cyfryzacji wychodzenie z biura nie jest potrzebne. 

Dzisiejszy, nowoczesny HR działa w chmurze. Tak jak my. 

Jak wspieramy inne działy? Jak biuro tłumaczeń odciąża marketing i sprzedaż? 3 korzyści tłumaczeń dla firm online

Biuro tłumaczeń online – oszczędność zasobów, oszczędność budżetu 

Posiadanie kompletu tłumaczeń przysięgłych dla dokumentów zagranicznych pracowników to nie tylko spełnienie wymogów prawa. To inwestycja w „święty spokój” firmy podczas jakichkolwiek kontroli czy audytów. I gwarancja dla działu HR, że słowa kandydata na konkretne stanowisko mają pokrycie w dokumentach. 

Pewność może dać Ci współpraca z naszym biurem tłumaczeń online. Tłumaczenia przysięgłe dokumentów urzędowych realizujemy w pełni zdalnie. Jak je zamówić? Wystarczy przez formularz bezpłatnej wyceny przesłać skan dokumentu, wskazać parę językową i podać dane do kontaktu.

Na skrzynkę mailową wysyłamy przekład opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który można wykorzystać w ramach e-wizyty w urzędzie. Potrzebna wersja papierowa gotowego tłumaczenia? Nadamy kurierem albo do urządzenia Paczkomat obok siedziby Twojej firmy.

Tłumaczenia dokumentów nie muszą angażować kilka osób z działu HR. Wystarczy jedno konto w naszym Panelu Klienta, a każda rekrutacja zakończy się sukcesem.