Jak założyć firmę w Estonii? Czy warto to zrobić?

Optymalizacja kosztów w firmie to podstawowe wyzwanie, z jakim musi się zmierzyć każdy przedsiębiorca i to prędzej, niż później. Jednym z najlepszych i najpopularniejszych rozwiązań jest po prostu założenie firmy w kraju, w którym koszty prowadzenia działalności gospodarczej są niskie. Najczęściej zagraniczni przedsiębiorcy zakładają firmy na Malcie czy na Cyprze. Warto jednak wiedzieć, że również wśród krajów nadbałtyckich znajduje się jedno państwo, które daje wiele udogodnień przedsiębiorcom. Jak założyć firmę w Estonii? Czy w ogóle warto to robić?

Kto może założyć firmę w Estonii?

Estonia jest jednym z wielu krajów, które w 2004 roku przystąpiły do Unii Europejskiej. Z tego powodu swoją działalność może tam założyć każdy obywatel Wspólnoty. Jedynym wymogiem w takim przypadku jest w zasadzie zapewnienia adresu, w którym będzie się znajdować siedziba organizacji.

Ile kosztuje wirtualny adres w Estonii?

Dobrą metodą rozwiązania tego problemu jest podpisanie długoterminowej umowy najmu na wirtualny adres w Estonii. Jest to system, który możesz spotkać w wielu krajach na całym świecie, głównie ze względu na fakt, że w taki sposób można obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej niezależnie od macierzystego kraju przedsiębiorstwa. Ile kosztuje wirtualny adres w Estonii? Ceny zaczynają się od 15 euro za miesiąc. Warto poszukać lokalizacji w prestiżowym miejscu, co dodatkowo uwiarygodni nową estońską firmę w oczach przyszłych kontrahentów.

Jakie są formy prowadzenia firmy w Estonii?

Osobnym zagadnieniem pozostaje forma prawna firmy w Estonii. Podobnie jak w wielu europejskich krajach, masz do wyboru albo jeden typ spółki albo działalność gospodarczą prowadzoną przez osobę fizyczną (tzw. zwykła działalność gospodarcza, w skr. “FIE”). Jeżeli zaś chodzi o spółki, to masz do wyboru jedną z 5 dopuszczalnych prawem:

1. Aktsiaselts (AS) – forma spółki akcyjnej. Wymagany jest przynajmniej 1 udziałowiec, a kapitał zakładowy nie może być niższy niż 25 000 euro. Z punktu widzenia prowadzenia zagranicznej firmy w Estonii, w przypadku spółek AS ograniczeniem jest wymóg funkcjonowania zarządu, z czego połowa jego członków musi mieć estoński adres zamieszkania.
2. Osaühing (OÜ) – czyli nic innego, jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Musi być przynajmniej 1 udziałowiec, a kapitał zakładowy nie mniejszy niż 2 500 euro. Ciekawostką jest jednak fakt, że jeśli firma nie potrzebuje kapitału zakładowego do działalności (np. przy niektórych usługach), to nie musi go wykazywać.
3. Täisühing (TU) – czyli spółka jawna, do której założenia potrzebnych jest minimum 2 udziałowców, którzy w równym stopniu odpowiadają swoim majątkiem za działalność spółki.
4. Usaldusühing (UÜ) – czyli spółka komandytowa. Do jej założenia potrzeba przynajmniej 2 udziałowców, którzy w umowie określają wysokość kapitału zakładowego. Jak rozłożona jest odpowiedzialność majątkowa w takiej spółce? Jeden z udziałowców odpowiada za jej działalność bez żadnych ograniczeń, zaś drugi odpowiada wyłącznie do sumy komandytowej, o której mowa w sporządzonej umowie.
5. Tulundusühistu (TU/UÜ) – czyli coś na kształt spółki cywilnej. Do jej założenia wymaganych jest minimum 2 udziałowców, którzy muszą wnieść kapitał zakładowy wyższy niż 2 500 euro. Wymagany jest też zarząd spółki, który może podejmować decyzje w wyniku głosowania.

Jak założyć firmę w Estonii?

Cała procedura zakładania firmy w Estonii będzie się różnić w zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Najczęściej zakładaną formą jest zwykła działalność gospodarcza (FIE), ale ta prawidłowość dotyczy głównie Estończyków. Dzieje się tak przede wszystkim za sprawą faktu, że cała procedura jest bardzo prosta, a wszystkie formalności możesz załatwić osobiście lub przez Internet. Zanim do tego przystąpisz, musisz mieć przygotowanych kilka następujących rzeczy:

• adres, pod którym będzie prowadzona działalność gospodarcza;
• nazwę firmy, na którą składa się imię i nazwisko oraz nazwa handlowa lub nazwa marki, która umożliwi odróżnienie Twojego biznesu od konkurencji;
• firmowy rachunek bankowy.

Do założenia firmy w Estonii przez Internet będziesz potrzebować elektronicznego podpisu. Otrzymasz go pod warunkiem, że wcześniej wyrobiłeś sobie e-rezydencję. Wyrobienie elektronicznego dostępu do Commercial Register (odpowiednik polskiego KRS) wymaga posiadania specjalnej karty, o którą można aplikować przez Internet. Odbiera się ją po ok. 45 dniach. Alternatywnie możesz wybrać się do notariusza, który wyręczy Cię we wszystkich kontaktach z estońskimi urzędami. Jest też trzecia droga, która opiera się na skorzystaniu z usług licencjonowanej kancelarii, wspierającej zakładanie firmy w Estonii.

Jak założyć spółkę w Estonii?

Obcokrajowcy z kolei najczęściej zakładają różnego rodzaju spółki. Droga do założenia spółki w Estonii będzie się nieco różnić w zależności od tego, na jaką formę się zdecydujesz. Musisz pamiętać jednak o fundamentalnej kwestii, mianowicie o zarządzie. Teoretycznie połowa jego składu musi na stałe zamieszkiwać ten nadbałtycki kraj, ale można to w pewien sposób ominąć. Członkowie zarządu mogą być w całości obcokrajowcami, jednak spółka w takim przypadku musi mieć podpisaną umowę z licencjonowaną firmą, która zajmuje się wszelkimi kontaktami z urzędami. Powstaje wówczas instytucja “Contact Person”, co pozwala znieść ograniczenie związane z adresem stałego zamieszkania członków organu zarządczego.

Co ciekawe, założenie spółki w Estonii również jest możliwe na kilka sposobów i w żadnym wypadku nie musisz osobiście odwiedzać żadnych urzędów. Najszybciej wszystkie formalności załatwisz przez Internet, o ile posiadasz kartę e-rezydenta. Możesz też skorzystać np. z pomocy polskiej kancelarii, która przejdzie całą procedurę w Twoim imieniu. Jedyne, co musisz zrobić w tym przypadku, to w obecności polskiego notariusza podpisać pełnomocnictwo notarialne, a także zadbać o jego tłumaczenie biznesowe uwierzytelnione na angielski lub bezpośrednio na estoński. Trzecią metodą jest osobisty wyjazd do Estonii i znalezienie notariusza, który sporządzi akt notarialny. Następnie taki dokument należy podpisać. To wszystko – formalnie od momentu złożenia podpisu stajesz się właścicielem spółki w Estonii.

Ile kosztuje założenie firmy w Estonii i ile to trwa?

Samo założenie firmy w Estonii to koszt rzędu 13 euro. Prawie drugie tyle, a dokładnie 12,75 euro, musisz dopłacić, jeśli decydujesz się na rejestrację firmy za pośrednictwem notariusza. Jeżeli natomiast w jego obowiązku będzie leżało jeszcze przygotowanie wszystkich dokumentów, to musisz szykować kolejne 18,20 euro plus podatek VAT. 

Koszty pracy notariusza musisz też wliczyć w przypadku rejestracji którejś formy spółki. Dodatkowo dolicz:

1. W przypadku aktsiaselts (AS) – 140 euro;
2. W przypadku osaühing (OÜ) – 145 euro;
3. W przypadku täisühing (TU) i usaldusühing (UÜ) – 12,78 euro;
4. W przypadku tulundusühistu (TU/UÜ) – 140,60 euro.

Założenie firmy w Estonii trwa od 1 do 3 dni roboczych. Nie ma znaczenia forma działalności, na jaką się zdecydowałeś. Chyba, że nie masz jeszcze karty e-rezydenta, to musisz liczyć się z dodatkowymi 45 dniami, jakich potrzeba na jej założenie.

Jak działa podatek dochodowy w Estonii?

Warto wiedzieć, że estoński system podatku dochodowego jest kompletnie odmienny od tego, co do tej pory poznałeś. Został on skonstruowany w taki sposób, aby przyciągnąć jak najwięcej inwestorów, co zważywszy na rozmiary i populację tego państwa, jest całkiem zrozumiałe. Nominalna stawka podatku dochodowego wynosi 20%, z tymże jest on pobierany dopiero w momencie dystrybucji dochodu, a nie wraz z jego powstaniem.

Jakkolwiek brzmi to tajemniczo, to system jest niezwykle prosty. Chodzi głównie o to, że obowiązek zapłaty podatku CIT nie powstaje w momencie wypracowania dochodu. Czyli tak długo, jak środki są przetrzymywane w spółce i przeznaczane na jej rozwój, nie musisz płacić CIT. Kiedy powstaje taki obowiązek? Są w zasadzie trzy następujące okoliczności (za firmawestonii.pl):

1. Wypłata dywidendy udziałowcom (tzw. moment podziału dochodu).
2. Zakup usług i produktów, które wiążą się z reprezentowaniem firmy.
3. Wydatki, które w żaden sposób nie są powiązane z działalnością firmy.

Jakie są składki na ubezpieczenia w Estonii?

W ciekawy sposób estońskie władze podeszły również do kwestii wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Stawka wynosi dokładnie 33% wysokości uzyskanego przychodu. Jednak jeśli przychody nie przekraczają 390 euro miesięcznie, wówczas nie ma obowiązku opłacania składki. 

Co więcej, w przypadku spółek ciekawostką jest fakt, że członkowie zarządu nie muszą pracować w oparciu o umowę o pracę. Wykonują więc swoje działania na mocy powołania, a co za tym idzie – również nie muszą płacić żadnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jest to szczególnie przydatne w momencie funkcjonowania spółki w kilku różnych krajach, ponieważ stwarza możliwość ponoszenia kosztów pracowniczych w państwie, które wyróżnia się najkorzystniejszymi warunkami.

Firma w Estonii – czy to się opłaca?

Cały system warunków prowadzenia firmy w Estonii jest kuszący dla inwestorów. Nie jest to wprawdzie raj podatkowy, aczkolwiek rozwiązania systemowe są bardzo innowacyjne w skali całej Europy. Z tego powodu swoje siedziby mają tam duże przedsiębiorstwa z branży technologicznej, takie jak np. Skype Technologies. 

Warto jednak zdawać sobie sprawę z podstawowego faktu – założenie firmy w Estonii nie zawsze jest opłacalne. Wszystko zależy od tego, co chcesz w ten sposób osiągnąć. Na pewno jest to kraj, który nie boi się nowoczesnych technologii i w związku z tym kontakt z urzędami przeszedł gruntowną transformację cyfrową. Jako przedsiębiorca nie będziesz więc musiał osobiście chodzić po urzędach, ponieważ wszystkie formalności załatwisz przez Internet. Warunki prowadzenia działalności gospodarczej są więc bardzo atrakcyjne, nawet jeśli stawki podatkowe nie są tak niskie, jak w rajach podatkowych.

Zastanawiasz się nad rejestracją firmy za granicą? Przeczytaj również…

• Jak zarejestrować firmę w Czechach?
• Jak zarejestrować firmę na Cyprze?
• Jak zarejestrować firmę w Rumunii?
• Jak zarejestrować firmę w Norwegii?