Kiedy firma potrzebuje tłumaczenia przysięgłego? 10 dokumentów biznesowych

Umowa z zagranicznym partnerem, pełnomocnictwo dla przedstawiciela, dokumenty spółki, zagraniczny dyplom pracownika – firmy działające międzynarodowo regularnie korzystają z dokumentów sporządzonych w różnych językach. Nic dziwnego, że na różnych szczeblach komunikacji pojawia się pytanie: te dokumenty musi przetłumaczyć tłumacz przysięgły, czy wystarczy tłumaczenie zwykłe? 

Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego rodzaju dokumentu. Ten sam dokument może w jednej sytuacji wymagać tłumaczenia przysięgłego, a w innej, mniej oficjalnej, wystarczyć w tłumaczeniu zwykłym. Znaczenie ma przede wszystkim to, gdzie dokument będzie składany, w jakim celu zostanie wykorzystany oraz jakie wymagania ma dana osoba lub instytucja. 

Dlatego przed założeniem zlecenia w naszym biurze tłumaczeń warto najpierw odpowiedzieć na jedno pytanie: do czego firma będzie używać dokumentu?

W tym artykule przedstawiamy 10 dokumentów biznesowych, które często wymagają uprawnień tłumacza przysięgłego. 

Tłumaczenie zwykłe a przysięgłe – jaka jest różnica dla firmy?

Tłumaczenie zwykłe sprawdza się wszędzie tam, gdzie najważniejsze jest prawidłowe przekazanie treści. Może być wykorzystywane m.in. w komunikacji wewnętrznej, materiałach informacyjnych, roboczej dokumentacji czy części korespondencji biznesowej.

Tłumaczenie przysięgłe (właściwa nazwa to tłumaczenie uwierzytelnione), wykonuje tłumacz przysięgły posiadający odpowiednie uprawnienia. Pieczęcią i podpisem potwierdza zgodność tłumaczenia z oryginałem. Dzięki temu dokument może być przedstawiany w urzędach, sądach, bankach, u notariusza czy podczas procesu rekrutacji. 

Czy to oznacza, że każdy dokument z pieczątką i podpisem musi trafić na biurko tłumacza przysięgłego? Nie. Wszystko zależy od okoliczności składania/prezentowania tłumaczenia.

Dokumenty rejestrowe spółki

Odpis z KRS, zagraniczny wyciąg z rejestru handlowego czy dokument potwierdzający dane spółki często są niezbędne przy międzynarodowych transakcjach. Przydają się podczas: otwierania rachunku bankowego, zawierania umów, rejestracji działalności w innym kraju, postępowań administracyjnych lub potwierdzania osób uprawnionych do reprezentacji przedsiębiorstwa.

Dlatego przy tłumaczeniu dokumentów spółki warto od razu sprawdzić nie tylko język docelowy, ale również wymaganą formę przekładu.

Umowa spółki i statut

Umowa spółki czy statut mogą wymagać tłumaczenia przy inwestycji zagranicznej, zmianie struktury właścicielskiej, zakładaniu oddziału albo przedstawianiu dokumentacji zagranicznemu organowi.Tutaj szczególne znaczenie ma precyzja terminologiczna. Pojęcia prawa spółek nie zawsze mają proste odpowiedniki w innym systemie prawnym.

Czy tłumaczenie umowy spółki musi być przysięgłe? Nie zawsze. Jeżeli przekład służy wyłącznie do roboczego zapoznania się z dokumentem przez kontrahenta, wystarczająca może być wersja zwykła. Inne wymagania mogą jednak obowiązywać, gdy dokument trafia już do ręki notariusza. Kancelaria zapewne poprosi o przekład uwierzytelniony.  

Co z umowami handlowymi? Oto szczegóły: Tłumaczenie umów handlowych – 5 rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę, by uniknąć kosztownych błędów

Pełnomocnictwa i dokumenty dotyczące reprezentacji firmy

Pełnomocnictwa są dobrym przykładem dokumentu, przy którym cel wykorzystania ma ogromne znaczenie. Jeżeli zagraniczne pełnomocnictwo ma zostać przedstawione w Polsce przed urzędem, sądem albo w określonej procedurze administracyjnej, najprawdopodobniej będzie wymagane jego tłumaczenie uwierzytelnione. Dotyczy to również dokumentów potwierdzających prokurę czy inne uprawnienia do działania w imieniu przedsiębiorstwa.

Umowy o pracę z cudzoziemcami

Dokumentacja związana z zatrudnianiem cudzoziemców jest szczególnym przypadkiem, ponieważ w określonych sytuacjach przepisy wskazują konkretną formę tłumaczenia.

Jeżeli umowa z cudzoziemcem została pierwotnie sporządzona wyłącznie w języku obcym, pracodawca ma obowiązek przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego. Inaczej wygląda sytuacja przy umowie dwujęzycznej albo przedstawieniu pracownikowi wersji w zrozumiałym dla niego języku. W tych przypadkach tłumaczenie nie musi automatycznie pochodzić od tłumacza przysięgłego.

Nie tylko umowa o pracę – poznaj 4 sytuacje, w których dział HR potrzebuje tłumacza przysięgłego

Akty i dokumenty notarialne

W międzynarodowym obrocie gospodarczym firmy mogą korzystać m.in. z: aktów notarialnych, oświadczeń składanych przed notariuszem, poświadczonych pełnomocnictw, dokumentów dotyczących zmian właścicielskich czy też dokumentów związanych z nabyciem udziałów lub nieruchomości.

Przy dokumentach notarialnych forma ma szczególne znaczenie, dlatego przed tłumaczeniem warto ustalić wymagania konkretnego notariusza lub organu. Uwaga! Jeżeli dokument ma być wykorzystany za granicą, może pojawić się również temat apostille lub legalizacji. Są to jednak inne procedury niż samo tłumaczenie przysięgłe.

Przeczytaj artykuł blogowy: Tłumaczenie aktu notarialnego – w jakich sytuacjach Twoja firma musi je posiadać?

Dokumenty sądowe

Wyroki, postanowienia, nakazy zapłaty czy inne dokumenty sądowe mogą być wykorzystywane przez przedsiębiorstwa np. przy dochodzeniu roszczeń, sporach z kontrahentami lub postępowaniach prowadzonych w kilku państwach. Jeśli zagraniczny dokument ma zostać przedłożony w polskim postępowaniu albo polski dokument ma trafić do zagranicznego organu, może być potrzebne tłumaczenie uwierzytelnione. 

Licencje, koncesje, zezwolenia i certyfikaty

Firmy działające w branżach regulowanych mogą potrzebować przedstawienia dokumentów potwierdzających prawo do prowadzenia określonej działalności. Mogą to być: licencje, koncesje, zezwolenia czy inne decyzje administracyjne. 

Jeśli przedsiębiorstwo rozszerza działalność na inny kraj albo bierze udział w formalnym postępowaniu, organ może wskazać konkretny sposób przedstawienia zagranicznego dokumentu. Najprawdopodobniej będzie to właśnie tłumaczenie przysięgłe. 

Sprawozdania finansowe, bilanse i dokumenty audytowe

Czy bilans albo sprawozdanie finansowe musi być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego? Nie zawsze. Jeżeli tłumaczenie jest potrzebne zarządowi, zagranicznej centrali albo partnerowi biznesowemu wyłącznie do analizy danych, często wystarczające będzie profesjonalne tłumaczenie zwykłe.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy dokument stanowi element postępowania urzędowego, sądowej czy bankowego. Tłumaczenie uwierzytelnione tych dokumentów będzie również wymagane przy rejestracji przedsiębiorstwa.

O tłumaczeniach finansowych piszemy na naszym blogu: Raport roczny i sprawozdanie w wersji globalnej – tłumaczenia finansowe dla firm

Dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje pracowników

Zagraniczny dyplom, certyfikat zawodowy, świadectwo ukończenia studiów czy dokument potwierdzający uprawnienia mogą być potrzebne firmie np. przy zatrudnianiu osób na stanowiska wymagające określonych kwalifikacji. W zależności od zawodu i procedury dokumenty mogą trafiać do odpowiednich organów, izb zawodowych lub innych instytucji.

W części oficjalnych postępowań tłumaczenie przysięgłe jest bezwzględnie wymagane. Przykładem jest procedura dotycząca wpisu na listę tłumaczy przysięgłych. W przypadku zagranicznego dyplomu Ministerstwo Sprawiedliwości wymaga jego tłumaczenia przysięgłego. 

Dokumenty do przetargów, inwestycji i postępowań administracyjnych

Przedsiębiorstwa uczestniczące w międzynarodowych inwestycjach czy formalnych postępowaniach mogą być zobowiązane do przedstawienia rozbudowanego zestawu dokumentów.

Mogą się w nim znaleźć: dokumenty rejestrowe, pełnomocnictwa, zaświadczenia, certyfikaty, decyzje administracyjne, dokumenty dotyczące reprezentacji spółki, dokumenty finansowe czy wreszcie dokumenty potwierdzające kwalifikacje lub doświadczenie.

Wyznacznikiem tego, czy wyżej wymienione załączniki muszą mieć charakter tłumaczenia przysięgłego, są wymagania konkretnego postępowania przetargowego. Zanim przystąpi się do zlecenia tłumaczenia, warto więc zapoznać się z przepisami. 

Case study dotyczące tłumaczenia dokumentów do przetargu: Tłumaczenia specjalistyczne dla firmy Terlan – dokumentacja przetargowa

Czy każdy dokument urzędowy wymaga tłumaczenia przysięgłego?

Nie. O tym, czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, nie decyduje wyłącznie nazwa dokumentu. Ta sama umowa, pełnomocnictwo czy sprawozdanie może być wykorzystane w różnych sytuacjach.

Umowa przekazana zagranicznemu partnerowi do zapoznania się z jej treścią może wymagać, owszem, tłumaczenia prawnego, ale niekoniecznie uwierzytelnionego. W roboczej wersji chodzi o treść, sens podpunktów, wymienione prawa i obowiązki, a nie o zachowanie mocy prawnej. Ta będzie niezbędna przy podpisywaniu finalnej wersji dokumentu lub wykorzystywaniu go w instytucjach typu bank, sąd czy urząd. 

Tłumaczenia przysięgłe dokumentów dla firm w wersji online 

Tłumaczenia przysięgłe i tłumaczenia zwykłe dla firm mogą być realizowane w pełni zdalnie – od procesu bezpłatnej wyceny, przez kontakt z Opiekunem Klienta po odbiór gotowych dokumentów. W dogadamycie.pl jedynym źródłem tłumaczeń jest konto w Panelu Klienta. Pełna historia zamówień i przetłumaczone dokumenty są stale dostępne w szyfrowanym panelu. Koniec z przeszukiwaniem skrzynek mailowych byłych pracowników czy przekazywania wiadomości między działami. Jeden login, jedno hasło, gwarancja spójności i bezbłędności.

Przeczytaj nasz tekst blogowy: Jak biuro tłumaczeń odciąża marketing i sprzedaż? 3 korzyści tłumaczeń dla firm online

Porozmawiamy, jak wprowadzić to rozwiązanie w Twojej firmie?