Jakie są narzędzia do pracy zdalnej? Jak stworzyć home office?

Wygodna praca z domu to marzenie wielu osób. Na całe szczęście, dynamiczny rozwój technologii cyfrowych sprawił, że coraz częściej możesz pracować w takim charakterze. Pamiętaj jednak, że przy ogromie swoich zalet, praca zdalna ma również pewne wady. Musisz też orientować się, jakie są narzędzia do pracy zdalnej, jak prawidłowo stworzyć swój home office i jak prawidłowo zadbać o organizację. Nie wiesz jak to zrobić? Spokojnie – wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.

Praca zdalna – wady i zalety

Zacznijmy od podstaw, a mianowicie jakie są wady i zalety pracy zdalnej, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Dla jednych i drugich taki sposób organizacji zadań niesie ze sobą pewne możliwości, ale i również określone ograniczenia. Zanim więc zdecydujesz się podjąć pracę w takim charakterze – lub ją komuś zlecić – rozważ wszystkie plusy i minusy. Pomoże Ci to w poprawieniu efektów, a także podniesieniu jej wydajności.

Wady i zalety pracy zdalnej dla pracownika

Z punktu widzenia pracownika, niewątpliwie ogromną zaletą jest komfort i wygoda pracy z własnego domu. Zazwyczaj są to przestrzenie zorganizowane zgodnie z własnymi upodobaniami – po prostu wszystko masz urządzone tak, jak lubisz. Dzięki temu czujesz się dobrze, co teoretycznie powinno wpłynąć korzystnie na Twoją wydajność. 

Do zalet należy zaliczyć również swobodę w codziennych przygotowaniach. Nie musisz stosować się do tzw. “dress code”, a co za tym idzie – pracujesz w najwygodniejszych dla siebie ubraniach. Dodatkowo nie musisz tracić czasu na dojazd do miejsca pracy, co w niektórych przypadkach może oznaczać oszczędność nawet kilku godzin dziennie.

To poczucie “luzu” i “swobody” niesie ze sobą jednak pewne ryzyko. Przede wszystkim możesz czuć się rozkojarzony, a także mieć wrażenie, że masz mnóstwo czasu. W konsekwencji będziesz zajmować się różnymi domowymi zadaniami, a nie tym, co powinieneś zrobić w godzinach pracy. 

Dojdzie do tego poczucie dodatkowego czasu, brak stresu, co przyczyni się do prokrastynacji. Zaczniesz odwlekać zadania “na później” i w pewnym momencie zorientujesz się, że jest już 16:00, a Ty daleko od realizacji efektów. Jakie będą tego konsekwencje? Pracę skończysz późnym wieczorem… Z tego powodu samodyscyplina jest bardzo ważną cechą, która pozwoli Ci wydajnie pracować z domu.

Wady i zalety pracy zdalnej dla pracodawcy

Nieco inne wady i zalety dotyczą pracodawcy. Do plusów należy zaliczyć fakt, że nie musi organizować miejsca pracy dla swojego pracownika, który i tak przecież pracuje z domu. Wiąże się to ze znacznie niższymi kosztami, jakie pracodawcy ponoszą jeszcze przed rekrutacją. Ale nie to jest najważniejsze. Z punktu widzenia pracodawcy bowiem zatrudnienie kogoś “na odległość” to często jedyna szansa na to, aby pozyskać dobrego specjalistę, który mieszka daleko od firmy. 

Swoją drogą, część specjalistów preferuje nawet bycie “freelancerem” i niekoniecznie chce dojeżdżać do miejsca pracy, woląc wykonywać swoje zadania z domu. Przy czym często pracują dla kilku zleceniodawców, co w przypadku angażu na etacie jest po prostu niewykonalne.

Niewątpliwie kolejną wadą z punktu widzenia pracodawcy jest brak sprawowania całkowitej kontroli nad godzinami czasu pracownika. Nie ma też pełnej kontroli nad tym, czym w zasadzie taki specjalista się zajmuje w domu. Musi mu więc w pełni zaufać, co nie zawsze jest proste i w ogóle możliwe, chociaż tutaj dużo zależy zarówno od pracodawcy, jak i samego pracownika. 

Pracodawca ma również ograniczone możliwości wpływania na kształtowanie się relacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, a tym samym w ograniczony sposób może wpływać na atmosferę w firmie. Warto pamiętać, że wykonywanie zadań to tylko jedna część organizacji przedsiębiorstwa – równie ważne są poprawne relacje międzyludzkie, które muszą być pozytywne, aby firma mogła się rozwijać.

Organizacja pracy zdalnej, czyli jak pracować wygodnie i wydajnie

Oczywiście, wszystkie wymienione wyżej wady można zniwelować poprzez wprowadzenie określonych zasad. Przecież pracownik może lepiej zorganizować swój dzień pracy, zaś pracodawca podjąć działania, dzięki którym wpłynie na budowanie pozytywnej atmosfery. Właściciel firmy ma też do dyspozycji różne metody kontroli nad wydajnością pracownika, co z biegiem czasu pozwoli na wykształcenie niezbędnego zaufania.

Wydajność pracownika zdalnego – jak o to zadbać?

Jako pracownik zdalny, musisz przede wszystkim pamiętać o zachowaniu odpowiedniej dyscypliny. Pomogą Ci w tym np. narzędzia do określania zadań, które będzie stawiać sobie sam lub we współpracy z przełożonym. Dzięki temu będziesz wiedział, co konkretnie musisz zrobić w określonym dniu, a to pozwoli Ci mieć kontrolę nad tym, co masz do zrobienia.

Dobrym pomysłem jest również zainwestowanie w tablicę suchościeralną, którą postawisz sobie w widocznym miejscu. Zapisuj tam najważniejsze rzeczy do zrobienia. Mając ją cały czas na widoku, nigdy nie zapomnisz o tym, co musisz zrobić. Wystarczy wówczas rzucić na nią okiem i zobaczyć, jakie najważniejsze zadania na Ciebie czekają. Bez żadnego logowania się do dedykowanych programów czy bez ustawiania przypomnień w telefonie.

Jakie są narzędzia do pracy zdalnej?

Sama wiedza o tym, jak wydajnie pracować z domu, nie wystarczy. Równie ważne są narzędzia, dzięki którym usprawnisz realizację swoich codziennych zadań. Dostępne na rynku rozwiązania dedykowane są nie tylko pracownikom zdalnym, ale również pracodawcom, którzy zdecydowali się podjąć współpracę z takimi specjalistami “na odległość”. Jakie są narzędzia do pracy zdalnej?

Jak zadbać o komunikację w pracy zdalnej?

W przypadku, gdy pracownicy zdalni to pojedyncze przypadki w strukturze firmy, komunikacja nie przysporzy większych problemów. Wówczas wystarczą rozwiązania, które umożliwiają wymianę wiadomości, plików, a także nawiązywać połączenia audio-wideo. Takie narzędzia wszyscy znają i są to np. Messenger, WhatsApp, Signal czy chociażby Skype.

Nieco inaczej sytuacja wygląda, gdy pracowników zdalnych jest więcej lub struktura firmy składa się np. z oddziałów z dwóch lub większej liczby miast. Wówczas warto rozważyć wykorzystanie grupowego komunikatora, który znacznie przyspieszy wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami. Sprawdzonymi narzędziami pod tym kątem są przede wszystkim Slack oraz Rocket Chat, które zawierają takie opcje, jak: grupowe chaty, możliwość tworzenia publicznych i prywatnych kanałów, nawiązywanie bezpośrednich rozmów, przesyłanie plików, a nawet tworzenie wideokonferencji.

Jakie są narzędzia do wideokonferencji?

Jeśli nie potrzebujesz tak zaawansowanych platform komunikacyjnych, to możesz skorzystać z innych rozwiązań. Jednym z nich jest np. Jitsi, które umożliwia tworzenie grupowych wideokonferencji dla kilkunastu użytkowników. Masz tam możliwość udostępnienia swojego ekranu, rozmawiać w trybie audio-wideo, a także pisać na wbudowanym czacie. Bardzo podobnie działa też Google Hangouts, który w zasadzie posiada identyczne funkcje.

Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z któregoś z narzędzi, które powstało z myślą o prowadzeniu webinarów. Należy tu wymienić przede wszystkim: Zoom, LiveWebinar, GetResponse czy chociażby MyOwnConference. Wszystkie te platformy działają w bardzo zbliżony sposób i mają więcej funkcji niż Hangouts czy Jitsi (jak np. planowanie wideokonferencji wraz z automatyczną wysyłką maili z przypomnieniem). Dostęp do znacznie szerszych funkcjonalności jest niestety płatny, chociaż np. Zoom umożliwia w bezpłatnym pakiecie tworzenie wideokonferencji dla maksymalnie 20 uczestników.

Jakie są narzędzia do zarządzania zadaniami?

Praca zdalna to nie tylko konieczność wypracowania odpowiednich procesów komunikacyjnych. Równie ważne jest zarządzanie zadaniami, aby mieć pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. W tym celu może Ci się przydać np. Asana, Trello, TMetric, Invision czy Bitrix24. To, co łączy wszystkie te aplikacje do zarządzania firmą, to możliwość tworzenia zadań do wykonania, przypisywania osób odpowiedzialnych za ich realizację, a także definiowanie “kamieni milowych”, dzięki czemu żadne ważne zadanie nie umknie niczyjej uwadze.

Jak pracować zdalnie i nie zwariować?

Praca zdalna ma swoje wady i zalety. Warto zapamiętać, że nie każdy jest w stanie pracować wydajnie w takim trybie. Praca z domu wymaga bardzo wysokiej samodyscypliny, aby nie ulegać pokusie robienia rzeczy “domowych” zamiast tych związanych z pracą. Istnieją jednak narzędzia do pracy zdalnej, dzięki którym usprawnisz procesy komunikacyjne, zadbasz o realizację zadań lub stworzysz grupowe wideokonferencje dla wszystkich członków firmy. Rozwój technologii cyfrowych sprawił, że praca zdalna to doskonałe rozwiązanie dla wielu osób, a także dla przedsiębiorców, którzy chcą pozyskać dobrych specjalistów. Najważniejsze to pamiętać o specyfice takiej pracy i zrobić jak najwięcej w celu jej usprawnienia.